Gia hạn hợp đồng lao động: Rủi ro và điểm cần biết

Gia hạn hợp đồng lao động khi thời điểm hết hạn cận kề luôn là bài toán đòi hỏi sự cẩn trọng lớn từ cả phía người lao động lẫn người sử dụng lao động. Nhiều doanh nghiệp vì chủ quan mà bỏ qua các mốc thời gian quy định, dẫn đến việc hợp đồng cũ tự động chuyển hóa thành một dạng thức pháp lý khác, kéo theo những rủi ro tranh chấp kéo dài. Ngược lại, người lao động nếu không nắm rõ quyền lợi của mình cũng dễ rơi vào thế bị động khi doanh nghiệp đơn phương chấm dứt công việc một cách bất ngờ.

Gia hạn hợp đồng lao động là quá trình hai bên thỏa thuận để kéo dài thời gian thực hiện công việc theo hợp đồng lao động đã giao kết khi thời hạn cũ chuẩn bị kết thúc. Quy trình này phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc, giới hạn số lần gia hạn và thời gian thực hiện theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 nhằm tránh những tranh chấp pháp lý phát sinh.

1. Gia hạn hợp đồng lao động là gì và được hiểu thế nào cho đúng?

Khi tìm hiểu về quan hệ lao động, việc nắm rõ bản chất của quá trình kéo dài thời hạn hợp đồng là điều rất quan trọng. Thực tế, Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) không dùng trực tiếp thuật ngữ “gia hạn hợp đồng lao động”, mà quy định hành vi này dưới dạng “sửa đổi thời hạn hợp đồng lao động bằng phụ lục” hoặc “giao kết hợp đồng lao động mới”. Về mặt thực tiễn, đây là phương thức giúp duy trì công việc của người lao động mà không làm gián đoạn quá trình cống hiến cho doanh nghiệp.

Để thực hiện hoạt động này một cách hợp pháp, các bên cần tôn trọng các nguyên tắc thỏa thuận, tự nguyện và bình đẳng. Doanh nghiệp không được phép ép buộc người lao động ký tiếp, đồng thời người lao động cũng phải tôn trọng các điều khoản chung của đơn vị sử dụng lao động. Việc hiểu rõ nguyên tắc giao kết hợp đồng giúp cả hai bên giảm thiểu tối đa các tranh chấp ngay từ giai đoạn chuẩn bị đặt bút ký kết.

2. Các trường hợp gia hạn hợp đồng lao động được pháp luật cho phép là gì?

2.1. Gia hạn hợp đồng lao động xác định thời hạn

Hợp đồng lao động xác định thời hạn là loại hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong khoảng thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực. Đối với loại hợp đồng này, quy định gia hạn hợp đồng lao động được kiểm soát rất chặt chẽ.

Căn cứ khoản 2 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14), hai bên có thể thỏa thuận sửa đổi thời hạn hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động. Tuy nhiên, thời hạn hợp đồng lao động chỉ được sửa đổi duy nhất 01 lần bằng phụ lục và đặc biệt là không được làm thay đổi loại hợp đồng đã giao kết. Như vậy, việc dùng phụ lục để kéo dài thời hạn hợp đồng xác định thời hạn chỉ được thực hiện một lần.

Bên cạnh đó, việc ký kết tiếp hợp đồng xác định thời hạn (gia hạn bằng cách ký hợp đồng mới) cũng có giới hạn. Cụ thể, khi hợp đồng cũ hết hạn, hai bên chỉ được ký tiếp thêm 01 lần hợp đồng xác định thời hạn (tức là gia hạn hợp đồng lao động lần 2). Sau đó, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì bắt buộc phải ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn. Quy định này nhằm bảo vệ sự ổn định công việc cho người lao động, tránh tình trạng doanh nghiệp lợi dụng ký hợp đồng ngắn hạn liên tục để né tránh các nghĩa vụ bảo hiểm xã hội và phúc lợi lâu dài.

Ngoại lệ duy nhất cho phép ký hợp đồng xác định thời hạn nhiều lần gồm: người lao động cao tuổi, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, thành viên ban chấp hành tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, và một số trường hợp đặc biệt khác theo luật định.

2.2. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn có cần gia hạn không?

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là loại hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng. Để hiểu sâu hơn về loại hình này, bạn có thể tham khảo bài viết về hợp đồng lao động không xác định thời hạn là gì.

Vì tính chất không có thời điểm kết thúc, câu hỏi về việc gia hạn hợp đồng lao động không xác định thời hạn thực tế không được đặt ra. Loại hợp đồng này sẽ tiếp tục có hiệu lực cho đến khi phát sinh các căn cứ chấm dứt theo quy định pháp luật (như người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng đúng luật, bị sa thải đúng quy trình, hoặc doanh nghiệp thu hẹp sản xuất…). Do đó, các bên hoàn toàn không cần thực hiện bất kỳ thủ tục kéo dài thời hạn nào đối với loại hợp đồng này.

3. Thời hạn gia hạn hợp đồng lao động và thủ tục thực hiện ra sao?

3.1. Thời điểm cần thực hiện gia hạn

Căn cứ quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14), khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới.

Như vậy, khoảng thời gian 30 ngày này chính là thời hạn gia hạn hợp đồng lao động mang tính quyết định. Trong suốt thời gian chưa ký kết hợp đồng mới, quyền và nghĩa vụ của hai bên vẫn được thực hiện theo hợp đồng cũ. Nếu quá thời hạn 30 ngày này mà doanh nghiệp không tiến hành ký kết hợp đồng mới hoặc phụ lục gia hạn, hệ quả pháp lý tự động chuyển đổi sẽ ngay lập tức được kích hoạt.

3.2. Thủ tục gia hạn hợp đồng lao động

Để đảm bảo tính pháp lý vững chắc, quy trình gia hạn cần tuân thủ các bước chặt chẽ, từ việc rà soát hồ sơ đến khi các bên chính thức ký kết văn bản. Hiện nay, pháp luật ghi nhận có mấy hình thức giao kết hợp đồng, bao gồm văn bản giấy, thông điệp dữ liệu điện tử hoặc bằng lời nói (đối với hợp đồng dưới 01 tháng). Do đó, việc gia hạn cũng phải tương thích với hình thức giao kết đã chọn.

Quy trình thực hiện bao gồm việc bộ phận nhân sự gửi thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc đồng ý gia hạn, sau đó hai bên tiến hành thảo luận lại các điều khoản về lương, thưởng, chức danh (nếu có thay đổi) và tiến hành ký kết phụ lục hoặc hợp đồng mới trước khi hợp đồng cũ hết hiệu lực.

4. Rủi ro pháp lý nào phát sinh khi không gia hạn hợp đồng lao động đúng cách?

4.1. Hợp đồng lao động chuyển thành không xác định thời hạn

Đây là rủi ro pháp lý phổ biến nhất mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Theo quy định, nếu hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn mà hai bên không ký hợp đồng mới, hợp đồng cũ sẽ tự động chuyển thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Khi đã chuyển sang loại hợp đồng này, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn rất lớn nếu muốn chấm dứt hợp đồng với người lao động sau đó, bởi các điều kiện đơn phương chấm dứt hợp đồng không xác định thời hạn từ phía người sử dụng lao động cực kỳ khắt khe. Việc không gia hạn hợp đồng lao động kịp thời vô tình đẩy doanh nghiệp vào thế bị động hoàn toàn trong công tác quản lý nhân sự.

4.2. Tranh chấp lao động phát sinh

Khi hai bên không làm rõ trạng thái hợp đồng sau khi hết hạn, tranh chấp rất dễ nổ ra. Điển hình là tình huống người sử dụng lao động bất ngờ thông báo cho người lao động nghỉ việc với lý do “hợp đồng đã hết hạn trước đó”, dù người lao động vẫn làm việc bình thường suốt nhiều tháng sau mốc hết hạn. Lúc này, người lao động hoàn toàn có cơ sở khởi kiện yêu cầu Tòa án nhân dân khu vực hoặc TAND cấp tỉnh/thành phố tuyên bố quyết định cho thôi việc là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.

4.3. Xử phạt hành chính nếu vi phạm quy định pháp luật lao động

Không chỉ đối mặt với nguy cơ đền bù cho người lao động, doanh nghiệp còn chịu chế tài hành chính từ cơ quan thanh tra lao động cấp tỉnh/thành phố hoặc cấp xã/phường. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, hành vi sửa đổi thời hạn hợp đồng lao động không đúng quy định hoặc không ký kết hợp đồng lao động đúng thời hạn có thể bị phạt tiền rất nặng, ảnh hưởng lớn đến uy tín của đơn vị trên thị trường.

5. Lưu ý quan trọng khi gia hạn hợp đồng lao động

5.1. Đối với người sử dụng lao động

Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống cảnh báo sớm, theo dõi sát sao ngày hết hạn của tất cả hợp đồng lao động trong công ty. Trước thời điểm hết hạn ít nhất 15 đến 30 ngày, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc có tiếp tục ký kết hay chấm dứt hợp đồng. Nếu quyết định không gia hạn hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải ra thông báo chấm dứt rõ ràng để người lao động chủ động tìm kiếm cơ hội mới, tránh các tranh chấp về thời hạn báo trước hoặc việc tiếp tục làm việc thực tế tạo ra hợp đồng vô thời hạn.

5.2. Đối với người lao động

Người lao động cần chủ động theo dõi thời hạn hợp đồng của mình. Khi nhận thấy hợp đồng sắp hết hạn mà chưa thấy doanh nghiệp phản hồi, hãy chủ động liên hệ phòng nhân sự để làm rõ. Nếu tiếp tục làm việc quá 30 ngày kể từ ngày hết hạn mà không được ký hợp đồng mới, người lao động cần tự ý thức rằng hợp đồng của mình đã chuyển sang không xác định thời hạn và có quyền yêu cầu doanh nghiệp xác nhận trạng thái này bằng văn bản để bảo đảm quyền lợi tối đa về bảo hiểm xã hội và phúc lợi lâu dài.

6. Khi nào doanh nghiệp và người lao động nên tham vấn luật sư về gia hạn hợp đồng lao động?

Quan hệ lao động luôn chứa đựng những biến số phức tạp, đặc biệt là trong các trường hợp doanh nghiệp muốn tái cấu trúc, cắt giảm nhân sự hoặc gặp vướng mắc về số lần ký hợp đồng lao động xác định thời hạn. Việc tự ý giải quyết theo cảm tính hoặc tham khảo thông tin không chính thống dễ dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng, gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín cho cả hai bên.

Do đó, việc tìm đến dịch vụ luật sư dân sự hoặc luật sư chuyên về lao động là giải pháp an toàn tối ưu. Luật sư sẽ hỗ trợ rà soát lại toàn bộ hệ thống hợp đồng, xây dựng lộ trình gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng đúng trình tự, tránh tối đa các rủi ro khởi kiện tại Tòa án nhân dân khu vực hoặc TAND cấp tỉnh/thành phố.

7. Câu hỏi thường gặp về gia hạn hợp đồng lao động

Có được gia hạn hợp đồng lao động nhiều hơn 1 lần không?

Theo quy định hiện hành, các bên chỉ được sửa đổi thời hạn hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động tối đa 01 lần. Nếu muốn tiếp tục kéo dài quan hệ lao động sau đó, các bên bắt buộc phải ký kết một hợp đồng lao động mới chứ không được tiếp tục ký phụ lục gia hạn.

Không gia hạn hợp đồng lao động có phải báo trước không?

Căn cứ Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn. Dù luật không quy định cứng nhắc số ngày báo trước đối với trường hợp hết hạn hợp đồng thông thường, nhưng doanh nghiệp nên thông báo trước khoảng 15 ngày để đảm bảo tính nhân văn và hạn chế tranh chấp.

Hợp đồng lao động hết hạn mà vẫn làm việc thì sao?

Khi hợp đồng hết hạn nhưng người lao động vẫn làm việc bình thường, hai bên có 30 ngày để ký hợp đồng mới. Nếu quá 30 ngày mà không ký hợp đồng mới, hợp đồng xác định thời hạn đã giao kết trước đó sẽ tự động trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn với đầy đủ quyền lợi tương ứng.

Người lao động có quyền từ chối gia hạn hợp đồng không?

Có. Quan hệ lao động được xây dựng trên nguyên tắc tự nguyện và thỏa thuận. Khi hợp đồng cũ hết hạn, nếu không muốn tiếp tục làm việc, người lao động hoàn toàn có quyền từ chối ký hợp đồng mới hoặc phụ lục gia hạn mà không cần phải bồi thường hay chịu bất kỳ chế tài nào, miễn là thực hiện đúng các thủ tục bàn giao công việc theo quy định.

Gia hạn hợp đồng lao động có cần phụ lục hợp đồng không?

Có thể sử dụng phụ lục hợp đồng để gia hạn, nhưng chỉ được áp dụng đối với lần gia hạn đầu tiên và không được làm thay đổi loại hợp đồng lao động. Phụ lục này phải ghi rõ thời gian kéo dài và các điều khoản sửa đổi tương ứng. Đối với các lần gia hạn tiếp theo, hai bên bắt buộc phải ký kết hợp đồng lao động mới.

Nhìn tổng thể, việc quản lý và thực hiện kéo dài thời hạn hợp đồng đòi hỏi sự chuẩn mực tuyệt đối từ cả hai phía. Bạn đã kiểm tra lại thời hạn hợp đồng hiện tại của mình chưa? Doanh nghiệp của bạn đã có quy trình rà soát hợp đồng tự động để tránh rủi ro chuyển đổi loại hợp đồng chưa? Hãy chủ động đối chiếu lại tình huống thực tế của mình để bảo vệ quyền lợi hợp pháp một cách tốt nhất.

*Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và không thay thế cho tư vấn pháp lý chuyên sâu. Do tính chất đặc thù và các tình tiết riêng biệt của mỗi vụ việc, giải pháp thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào hồ sơ và bối cảnh pháp lý tại từng thời điểm. Để nhận phương án tối ưu cho trường hợp của mình, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Công ty Luật TNHH Duy Minh — Hotline 0984 138 515 để được hướng dẫn cụ thể.