Lý do chấm dứt hợp đồng lao động và rủi ro cần biết

Lý do chấm dứt hợp đồng lao động đang là tiêu điểm pháp lý được cả doanh nghiệp lẫn người lao động đặc biệt lưu tâm khi bước sang năm 2026. Sự đồng bộ giữa Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) và các điều khoản mới của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15) bắt đầu phát huy hiệu lực sâu rộng, trực tiếp thắt chặt quy trình quản lý nhân sự và kiểm soát chế độ trợ cấp thất nghiệp. Mọi sai sót trong việc xác định căn cứ chấm dứt mối quan hệ lao động đều có thể châm ngòi cho các vụ kiện tụng kéo dài.

Lý do chấm dứt hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý được ghi nhận trong quyết định thôi việc hoặc thỏa thuận chấm dứt, nhằm xác định quan hệ lao động kết thúc hợp pháp theo quy định của Bộ luật Lao động 2019. Việc ghi nhận chính xác lý do này quyết định quyền hưởng trợ cấp và nghĩa vụ bồi thường của các bên.

1. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động theo pháp luật hiện hành quy định như thế nào?

Để đảm bảo tính pháp lý, quan hệ lao động chỉ được coi là chấm dứt hợp pháp khi rơi vào các trường hợp được pháp luật ghi nhận cụ thể. Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) đã hệ thống hóa các căn cứ này một cách rõ ràng.

1.1. Chấm dứt do hết hạn hợp đồng hoặc hoàn thành công việc

Đây là trường hợp phổ biến nhất đối với loại hợp đồng có thời hạn. Khi thời gian giao kết ghi trên hợp đồng kết thúc, hoặc công việc được khoán theo hợp đồng đã hoàn thành trọn vẹn, quan hệ lao động đương nhiên chấm dứt.

Tuy nhiên, người sử dụng lao động cần lưu ý nghĩa vụ thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt này. Nếu hai bên tiếp tục làm việc mà không ký hợp đồng mới, hợp đồng cũ sẽ tự động chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn hoặc hai bên phải thực hiện thủ tục gia hạn hợp đồng lao động theo đúng quy định để ràng buộc trách nhiệm pháp lý.

1.2. Chấm dứt do thỏa thuận của các bên

Pháp luật luôn ưu tiên sự tự nguyện thỏa thuận trong quan hệ dân sự và lao động. Khi cả người lao động và người sử dụng lao động thống nhất chấm dứt hợp đồng trước hạn, họ có thể ký kết một biên bản thỏa thuận.

Trong trường hợp này, các điều khoản về thời điểm nghỉ việc, trợ cấp thôi việc, bàn giao công việc và tài sản sẽ do hai bên tự định đoạt. Biên bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động là chứng cứ pháp lý mạnh mẽ nhất giúp ngăn ngừa các tranh chấp phát sinh về sau.

1.3. Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Người lao động có quyền chủ động kết thúc quan hệ lao động, nhưng phải tuân thủ các điều kiện nghiêm ngặt tùy thuộc vào loại hợp đồng đang áp dụng.

Đối với trường hợp nguyên tắc giao kết hợp đồng không xác định thời hạn, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần lý do, nhưng phải báo trước cho người sử dụng lao động ít nhất 45 ngày.

Đối với việc quy định về ký hợp đồng lao động xác định thời hạn, thời gian báo trước tối thiểu là 30 ngày (với hợp đồng từ 12 đến 36 tháng) hoặc 03 ngày làm việc (với hợp đồng dưới 12 tháng).

Đặc biệt, Bộ luật Lao động hiện hành cho phép người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng không cần báo trước trong một số tình huống khẩn cấp, chẳng hạn như: không được bố trí đúng công việc, không được trả đủ lương, bị ngược đãi, quấy rối tình dục tại nơi làm việc hoặc lao động nữ mang thai phải nghỉ việc theo chỉ định của cơ sở y tế.

1.4. Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động

Ngược lại với người lao động, doanh nghiệp khi muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng bắt buộc phải có lý do luật định tại Điều 36 Bộ luật Lao động 2019.

Các lý do hợp pháp bao gồm: người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí đánh giá; bị ốm đau, tai nạn điều trị kéo dài quá thời hạn quy định; do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc thay đổi cơ cấu, công nghệ dẫn đến việc phải thu hẹp sản xuất, giảm chỗ làm.

Doanh nghiệp cũng phải tuân thủ thời hạn báo trước tương tự như người lao động để tránh rủi ro bị kiện tụng vì đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật.

1.5. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động khác theo quy định

Ngoài các trường hợp trên, quan hệ lao động cũng sẽ chấm dứt khi xuất hiện các sự kiện pháp lý khách quan:

• Người lao động bị kết án tù giam, tử hình hoặc bị cấm làm công việc cũ theo bản án có hiệu lực của Tòa án.
• Người lao động là người nước ngoài bị trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam.
• Người lao động qua đời, bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
• Người sử dụng lao động là cá nhân qua đời; hoặc doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, bị cơ quan chuyên môn về đăng ký kinh doanh thông báo không có người đại diện theo pháp luật.

2. Rủi ro pháp lý khi chấm dứt hợp đồng lao động sai quy định là gì?

Việc áp dụng sai quy định hoặc ghi nhận không trung thực nguyên nhân nghỉ việc sẽ dẫn đến những hệ quả pháp lý hết sức nặng nề cho cả hai phía.

2.1. Đối với người sử dụng lao động: Bị kiện đòi bồi thường, phục hồi quan hệ lao động, xử phạt hành chính

Khi doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng không có căn cứ hoặc vi phạm thời hạn báo trước, hành vi này được xác định là đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.

Theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sẽ phải chịu các trách nhiệm tài chính rất lớn:

• Phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng đã giao kết.
• Phải trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong những ngày người lao động không được làm việc.
• Bồi thường thêm cho người lao động một khoản tiền ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng lao động.
• Nếu vi phạm thời hạn báo trước, phải bồi thường thêm một khoản tiền tương ứng với tiền lương của người lao động trong những ngày không báo trước.

Trường hợp người lao động không muốn quay lại làm việc, doanh nghiệp vẫn phải thanh toán toàn bộ các khoản bồi thường nêu trên cùng trợ cấp thôi việc để chấm dứt hợp đồng một cách hợp pháp.

2.2. Đối với người lao động: Mất quyền lợi về trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp thôi việc, bị thiệt hại về thu nhập

Nếu người lao động tự ý nghỉ việc không tuân thủ thời hạn báo trước hoặc không có lý do chính đáng, họ sẽ bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật.

Hậu quả trực tiếp là người lao động không được nhận trợ cấp thôi việc. Đồng thời, họ phải bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương và một khoản tiền tương ứng với tiền lương trong những ngày không báo trước. Nếu được doanh nghiệp cử đi đào tạo nghề từ nguồn kinh phí của công ty, người lao động còn phải hoàn trả toàn bộ chi phí đào tạo.

3. Lưu ý quan trọng khi ghi lý do chấm dứt hợp đồng lao động

Cách thể hiện nguyên nhân kết thúc quan hệ lao động trên các văn bản như quyết định thôi việc, thanh lý hợp đồng hay sổ bảo hiểm xã hội có vai trò quyết định tính an toàn pháp lý cho cả hai bên.

3.1. Ghi đúng, đủ và trung thực lý do theo quy định của Bộ luật Lao động

Doanh nghiệp cần đối chiếu chính xác hành vi hoặc sự kiện thực tế với các điều khoản của Bộ luật Lao động 2019 trước khi đặt bút ghi lý do. Tránh việc sử dụng các cụm từ tự chế không có trong văn bản luật, gây khó khăn cho cơ quan bảo hiểm khi xét duyệt hồ sơ thất nghiệp của người lao động.

3.2. Căn cứ vào các văn bản, biên bản, quyết định liên quan

Lý do ghi trên quyết định thôi việc không thể tồn tại độc lập mà phải được bổ trợ bằng hệ thống chứng cứ vững chắc. Ví dụ, nếu ghi lý do “hết hạn hợp đồng”, phải có bản sao hợp đồng cũ kèm theo. Nếu ghi “thỏa thuận chấm dứt”, bắt buộc phải đính kèm biên bản thỏa thuận có chữ ký xác nhận tự nguyện của cả hai bên.

3.3. Tránh các cách ghi chung chung, dễ gây tranh cãi hoặc bị hiểu sai

Những cụm từ mơ hồ như “do không đáp ứng yêu cầu công việc” hay “tái cơ cấu phòng ban” mà không đi kèm tiêu chí đánh giá cụ thể hoặc phương án sử dụng lao động hợp pháp là kẽ hở lớn nhất khiến doanh nghiệp thua kiện tại Tòa án nhân dân cấp khu vực hoặc cấp tỉnh/thành phố khi tranh chấp nổ ra.

4. Khi nào nên tham vấn luật sư về việc chấm dứt hợp đồng lao động?

Quy trình chấm dứt quan hệ lao động, đặc biệt là các ca đơn phương chấm dứt hoặc sa thải kỷ luật, luôn tiềm ẩn rủi ro tranh chấp rất cao. Chỉ một sơ hở nhỏ trong việc soạn thảo thông báo, tính toán ngày báo trước hay ghi nhận lý do thôi việc cũng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với khoản bồi thường lên đến hàng trăm triệu đồng.

Do đó, việc chủ động liên hệ dịch vụ luật sư dân sự hoặc luật sư chuyên về lao động là hết sức cần thiết trong các thời điểm nhạy cảm. Luật sư sẽ hỗ trợ rà soát hồ sơ, đánh giá tính hợp pháp của lý do chấm dứt, xây dựng quy trình thực hiện chuẩn xác và đại diện đàm phán giải quyết tranh chấp, bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp cho khách hàng.

5. Câu hỏi thường gặp về lý do chấm dứt hợp đồng lao động

Lý do chấm dứt hợp đồng lao động có ảnh hưởng đến việc hưởng trợ cấp thất nghiệp không?

Có. Theo quy định pháp luật hiện hành, người lao động sẽ không được hưởng trợ cấp thất nghiệp nếu lý do chấm dứt hợp đồng là do đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật hoặc bị xử lý kỷ luật sa thải. Các lý do khác như hết hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt hoặc đơn phương đúng luật đều được bảo đảm quyền lợi này.

Người lao động nghỉ việc trái phép có được ghi lý do chấm dứt hợp đồng lao động không?

Có. Trong trường hợp người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên, người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng. Khi ra quyết định, doanh nghiệp cần ghi rõ lý do này và dẫn chiếu đúng điểm e khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019.

Có cần ghi rõ điều khoản luật khi nêu lý do chấm dứt hợp đồng lao động không?

Rất cần thiết. Việc ghi rõ điều, khoản của Bộ luật Lao động 2019 làm căn cứ chấm dứt trong quyết định thôi việc sẽ giúp văn bản có tính pháp lý vững chắc, rõ ràng, giúp các cơ quan chức năng như Bảo hiểm xã hội dễ dàng duyệt chi trả chế độ và hạn chế tối đa nguy cơ khiếu nại.

Người sử dụng lao động có được tự ý thay đổi lý do chấm dứt hợp đồng lao động không?

Không. Lý do chấm dứt hợp đồng lao động phải được giữ tính nhất quán từ khâu thông báo báo trước cho đến khi ban hành quyết định chấm dứt chính thức. Việc tự ý thay đổi lý do mà không có sự đồng ý của người lao động hoặc không có căn cứ mới phát sinh hợp pháp sẽ bị coi là hành vi vi phạm pháp luật.

*Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và không thay thế cho tư vấn pháp lý chuyên sâu. Do tính chất đặc thù và các tình tiết riêng biệt của mỗi vụ việc, giải pháp thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào hồ sơ và bối cảnh pháp lý tại từng thời điểm. Để nhận phương án tối ưu cho trường hợp của mình, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Công ty Luật TNHH Duy Minh — Hotline 0984 138 515 để được hướng dẫn cụ thể.