Quy định về ký hợp đồng lao động cần nắm rõ

Sự vận hành của quan hệ lao động trong năm 2026 đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt theo Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) cùng hệ thống quy định bảo hiểm xã hội mới nhất. Những thay đổi về mặt pháp lý này trực tiếp tác động đến cách thức vận hành nhân sự của doanh nghiệp và quyền lợi hợp pháp của người lao động. Việc xác định đúng các điều khoản, thời hạn và quy trình giao kết giúp hai bên thiết lập một quan hệ hợp tác bền vững, tránh các tranh chấp pháp lý phức tạp phát sinh tại Tòa án nhân dân khu vực hoặc Tòa án nhân dân cấp tỉnh/thành phố.

Quy định về ký hợp đồng lao động là toàn bộ các quy phạm pháp luật điều chỉnh về nguyên tắc, điều kiện, hình thức, nội dung và thẩm quyền giao kết giữa người lao động và người sử dụng lao động. Giao kết hợp đồng lao động đúng pháp luật là cơ sở bắt buộc để bảo vệ quyền lợi hợp pháp, xác lập nghĩa vụ công việc và đóng bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành.

1. Hợp đồng lao động là gì và vì sao cần ký kết?

Căn cứ Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14), hợp đồng lao động được định nghĩa là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Bản chất của văn bản này là tạo lập một hành lang pháp lý an toàn, định hình rõ ràng ranh giới về quyền lợi và trách nhiệm của cả hai chủ thể.

Khi thiết lập quan hệ làm việc, việc giao kết hợp đồng không chỉ là thủ tục hành chính thông thường mà mang tính quyết định đến tính ổn định của tổ chức. Người lao động có cơ sở vững chắc để yêu cầu chi trả tiền lương đầy đủ, tham gia bảo hiểm xã hội và được bảo hộ an toàn lao động. Ngược lại, người sử dụng lao động có quyền hạn hợp pháp để điều hành, quản lý và áp dụng các hình thức kỷ luật phù hợp khi có hành vi vi phạm nội quy lao động xảy ra.

2. Nhận diện quy định chung về giao kết hợp đồng lao động

2.1. Nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động

Để hợp đồng lao động có hiệu lực pháp lý cao nhất, quá trình thương thảo và ký kết phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc ký hợp đồng lao động được quy định tại Điều 15 Bộ luật Lao động 2019. Trước tiên là nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực. Các bên tham gia giao kết hoàn toàn tự chủ về mặt ý chí, không bị ép buộc, lừa dối hay đe dọa.

Nguyên tắc tiếp theo yêu cầu việc giao kết tự do nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội. Mọi thỏa thuận đi ngược lại với các chuẩn mực pháp lý tối thiểu do Nhà nước ban hành, ví dụ như trả lương thấp hơn mức tối thiểu vùng hoặc bắt lao động quá thời gian quy định mà không tính tiền tăng ca, đều bị coi là vô hiệu.

2.2. Điều kiện giao kết hợp đồng lao động

Chủ thể tham gia giao kết hợp đồng lao động cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện về năng lực hành vi dân sự và độ tuổi. Độ tuổi lao động tối thiểu của người lao động theo quy định chung là từ đủ 15 tuổi trở lên. Đối với trường hợp người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi, việc ký kết phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật.

Ngoài ra, nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực trước khi giao kết là điều kiện bắt buộc. Người sử dụng lao động phải làm rõ các thông tin về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện lao động, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và các chế độ đãi ngộ. Người lao động cũng có trách nhiệm cung cấp thông tin cá nhân chính xác về trình độ chuyên môn, tình trạng sức khỏe và lý lịch trích ngang để doanh nghiệp đánh giá tính phù hợp với vị trí tuyển dụng.

2.3. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động

Xác định đúng thẩm quyền ký kết giúp tránh tình trạng hợp đồng bị tuyên vô hiệu do người ký không đúng chức trách. Phía người sử dụng lao động, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản mới có thẩm quyền ký kết hợp đồng.

Phía người lao động, nguyên tắc chung là người lao động phải tự mình trực tiếp giao kết và thực hiện hợp đồng. Ngoại lệ duy nhất chỉ áp dụng đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm người lao động có thể ủy quyền cho một thành viên trong nhóm để ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản.

3. Phân biệt các hình thức và loại hợp đồng lao động

3.1. Hình thức hợp đồng lao động: Bằng văn bản, điện tử, miệng

Theo pháp luật hiện hành, hình thức hợp đồng lao động ngày càng được đa dạng hóa để phù hợp với sự phát triển của công nghệ. Hình thức giao kết bằng văn bản là phổ biến nhất và mang tính bảo chứng pháp lý cao nhất trong mọi tranh chấp.

Đáng chú ý, hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử cũng được thừa nhận và có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản. Đối với các công việc mang tính tạm thời, ngắn hạn dưới 01 tháng, các bên được phép giao kết bằng lời nói (hợp đồng miệng), trừ trường hợp ký kết với lao động dưới 15 tuổi, người giúp việc gia đình hoặc đại diện nhóm lao động.

3.2. Các loại hợp đồng lao động và thời hạn

Bộ luật Lao động 2019 đã lược bỏ loại hợp đồng thời vụ và chỉ còn duy trì hai loại hợp đồng chính dựa trên thời hạn hợp đồng lao động:

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Là loại hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng. Khi ký kết loại hợp đồng lao động không xác định thời hạn, các bên hướng tới sự gắn bó lâu dài và việc chấm dứt hợp đồng phải tuân theo các căn cứ khắt khe của luật.

Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Là loại hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong khoảng thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực. Đây là lựa chọn phổ biến cho các dự án ngắn hạn hoặc vị trí công việc có tính chất tạm thời.

3.3. Quy định về hợp đồng lao động thử việc

Thử việc là giai đoạn đệm giúp hai bên tự đánh giá mức độ tương thích trước khi thiết lập quan hệ lao động chính thức. Các bên có thể thỏa thuận nội dung thử việc ghi trực tiếp vào hợp đồng lao động hoặc ký một hợp đồng thử việc riêng biệt.

Thời gian thử việc được luật hóa chi tiết: Không quá 180 ngày đối với chức danh quản lý doanh nghiệp; không quá 60 ngày đối với công việc cần trình độ từ cao đẳng trở lên; không quá 30 ngày đối với trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật; và không quá 06 ngày làm việc đối với các công việc lao động phổ thông khác. Tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng phải bảo đảm ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó khi làm chính thức.

4. Kiểm tra nội dung bắt buộc của hợp đồng lao động

Một bản hợp đồng lao động chuẩn chỉnh, đúng quy định pháp luật bắt buộc phải chứa đựng đầy đủ các nội dung chủ chốt quy định tại Điều 21 Bộ luật Lao động 2019. Sự thiếu sót của bất kỳ điều khoản cốt lõi nào cũng có thể dẫn đến việc cơ quan thanh tra lao động yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc tuyên bố hợp đồng vô hiệu từng phần.

Các nội dung bắt buộc phải kể đến gồm: thông tin chi tiết của người sử dụng lao động và người lao động (sử dụng thông tin thẻ Căn cước theo Luật Căn cước 2023 (số 26/2023/QH15)); mô tả cụ thể công việc và địa điểm làm việc; thời hạn thực hiện hợp đồng; mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác; thời giờ làm việc và nghỉ ngơi; trang bị bảo hộ lao động; chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15) có hiệu lực từ 01/7/2025.

5. Phòng tránh rủi ro khi ký hợp đồng lao động

5.1. Quyền và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động

Sự cân bằng về quyền và nghĩa vụ là điều kiện tiên quyết giữ cho mối quan hệ lao động không bị rạn nứt. Người lao động được bảo đảm quyền hưởng lương tương xứng với năng lực, được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động theo thời hạn báo trước quy định tại Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 mà không cần lý do. Đồng thời, họ phải chấp hành nghiêm kỷ luật lao động, nội quy và sự điều hành hợp pháp của doanh nghiệp.

Phía doanh nghiệp, quyền quản lý lao động phải đi đôi với nghĩa vụ tôn trọng danh dự, nhân phẩm của nhân viên. Người sử dụng lao động không được thực hiện các hành vi bị cấm như giữ bản chính giấy tờ tùy thân, yêu cầu người lao động đặt cọc tiền hoặc cưỡng bức lao động dưới mọi hình thức.

5.2. Các điều khoản cần đặc biệt chú ý (tiền lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm, chấm dứt HĐLĐ)

Khi tiến hành đàm phán, cả hai bên cần rà soát kỹ lưỡng các điều khoản về tiền lương. Lương phải được ghi rõ là lương gộp (Gross) hay lương thực nhận (Net), cơ cấu các khoản phụ cấp và điều kiện để được hưởng các khoản bổ sung này là gì.

Vấn đề bảo hiểm xã hội cũng là điểm nóng dễ phát sinh tranh chấp. Doanh nghiệp bắt buộc phải đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động ký hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Đối với điều khoản chấm dứt hợp đồng, cần ghi nhận rõ ràng quy trình, thời hạn báo trước và các trường hợp được xem là đơn phương chấm dứt hợp đồng hợp pháp để tránh bồi thường thiệt hại ngoài ý muốn.

5.3. Rủi ro pháp lý khi không ký đúng quy định hoặc ký khống

Nhiều doanh nghiệp vì muốn giảm thiểu chi phí thuế và bảo hiểm đã lựa chọn phương án không ký hợp đồng bằng văn bản, ký chậm trễ hoặc ký khống các hợp đồng lao động không có công việc thực tế. Đây là những hành vi vi phạm nghiêm trọng pháp luật lao động, có thể dẫn đến việc bị phạt tiền từ cơ quan quản lý nhà nước và bị truy thu toàn bộ số tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng cùng tiền lãi chậm nộp.

6. Câu hỏi thường gặp về quy định ký hợp đồng lao động

Có được ký hợp đồng lao động bằng miệng không?

Có, hình thức hợp đồng lao động bằng lời nói được chấp nhận đối với các công việc tạm thời, ngắn hạn có thời hạn dưới 01 tháng. Tuy nhiên, đối với các trường hợp sử dụng lao động là người giúp việc gia đình, người dưới 15 tuổi, hoặc thông qua người đại diện của nhóm lao động, pháp luật bắt buộc phải giao kết bằng văn bản.

Người lao động có bắt buộc phải ký hợp đồng lao động không?

Việc ký hợp đồng lao động là bắt buộc khi hai bên muốn thiết lập quan hệ lao động hợp pháp trên thực tế. Hợp đồng là căn cứ pháp lý duy nhất để ghi nhận sự thỏa thuận về tiền lương, thời giờ làm việc và là cơ sở để cơ quan nhà nước bảo vệ quyền lợi của người lao động khi có tranh chấp phát sinh.

Hợp đồng lao động xác định thời hạn được ký tối đa bao nhiêu lần?

Theo pháp luật lao động hiện hành, khi hợp đồng lao động xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì các bên chỉ được ký thêm 01 lần hợp đồng lao động xác định thời hạn. Sau đó, nếu tiếp tục làm việc thì hai bên bắt buộc phải thực hiện việc ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn, trừ một số trường hợp ngoại lệ liên quan đến người lao động cao tuổi hoặc người đại diện của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Nếu người sử dụng lao động không ký hợp đồng lao động thì bị xử lý thế nào?

Nếu người sử dụng lao động cố tình không giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản đối với các công việc bắt buộc phải lập thành văn bản thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt dao động từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng tùy thuộc vào số lượng lao động bị vi phạm, đồng thời bị buộc khắc phục hậu quả là thực hiện việc ký kết hợp đồng đúng luật với người lao động.

Khi nào cần tham vấn luật sư về hợp đồng lao động?

Doanh nghiệp nên tham vấn luật sư khi xây dựng các điều khoản đặc thù như bảo mật thông tin (NDA), thỏa thuận không cạnh tranh (NCA) hoặc khi tiến hành kỷ luật sa thải nhân viên để tránh rủi ro bồi thường do sa thải trái luật. Người lao động cũng cần đến sự hỗ trợ pháp lý khi quyền lợi về lương, thưởng, bảo hiểm bị xâm phạm nghiêm trọng. Ở những tình huống phức tạp này, việc liên hệ một văn phòng dịch vụ luật sư dân sự uy tín sẽ giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp tối đa cho các bên.

Từ những phân tích trên, để tự đánh giá mức độ tuân thủ pháp lý trong quan hệ lao động của mình, quý bạn đọc có thể tự trả lời một số câu hỏi nhanh: Bạn đã ký hợp đồng bằng văn bản hay chưa? Hợp đồng của bạn có ghi rõ mức lương cơ bản và các khoản phụ cấp không? Doanh nghiệp đã tham gia đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ theo đúng quy định cho bạn chưa?

Nếu còn bất kỳ băn khoăn nào về các điều khoản hoặc gặp vướng mắc phát sinh, quý khách có thể liên hệ trực tiếp Công ty Luật TNHH Duy Minh qua hotline 0984 138 515 để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ chuyên nghiệp từ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm thực chiến.

*Lưu ý: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và không thay thế cho tư vấn pháp lý chuyên sâu. Do tính chất đặc thù và các tình tiết riêng biệt của mỗi vụ việc, giải pháp thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào hồ sơ và bối cảnh pháp lý tại từng thời điểm. Để nhận phương án tối ưu cho trường hợp của mình, Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp Công ty Luật TNHH Duy Minh — Hotline 0984 138 515 để được hướng dẫn cụ thể.